1 Archivieren
Archivieren geschieht nach dem Grundsatz „Reichtum nützt nichts, wenn man bei Bedarf nicht zugreifen kann.“ Man denke nur an Zettel mit Telefonnummern oder Adressen, unauffindbare Dateien, Mitschriften und Notizzettel, die man irgendwann, irgendwo aufgehoben hat.
Zuerst entwirft man ein Archivierungskonzept. Man kann natürlich auch ein bereits vorhandenes verwenden. Damit muss es sich mehr oder weniger selbstverständlich ergeben, wo man etwas ablegt und wiederfindet. Bewährt es sich nicht, kann es beliebig oft abgeändert werden.
Da sowohl Rohdaten als auch fertige Texte möglichst ohne Verzug archiviert werden sollen, empfiehlt es sich der Übersichtlichkeit wegen, Ordnungshilfen zu nützen.
1.1 Ordnungshilfen
Zunächst muss Platz gemacht und für verschiedene Zwecke reserviert werden. Schachteln, Ordner, Regale, Fächer und Festplattenspeicher werden bereitgestellt und beschriftet.
Auch die einzelnen „fliegenden Blätter“ werden mit einem Vermerk versehen, geheftet oder nummeriert.
Der nächste Schritt ist das Anlegen einer Bestandsliste, eines Inhaltsverzeichnisses und eventuell auch ein Stichwortverzeichnis.
Zum Auffinden können Nummern, Alphabet, Farbencodes, römische Zahlen und Oberbegriffe verwendet werden.
Man sollte alle zur Verfügung gestellte Hilfsmittel, wie Regale, Laden, Schnellhefter, Klarsichthüllen, Ringbucheinlagen, alphabetische Verzeichnisse, Registerhefte, Karteikarten, Karteiboxen, Klebeetiketten und Heftmaschinen, verwenden.
Es sollte alles mögliche gemacht werden, damit das Wiederauffinden von Daten möglichst einfach gemacht wird. Übersichtsblätter oder Stichwortverzeichnisse helfen weiter.
1.2 Anwendungsbereich
Stichwortzettel für Fachreferate, Reden, Vorträge, Konferenzen, Führungen,...
Maturavorbereitung
Facharbeiten
Bewerbungsunterlagen
Offerte
Text für eine firmeninterne Aussendung
Broschüren für Kunden, Geschäftspartner und Pressekonferenzen
Arbeitsbericht an die Firmenleitung
